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Event GuideLines(행사 가이드라인)

TABLE OF CONTENTS(목차)

PEP-TALK(격려사)

Dear awesome WWCode Leader, Congratulations! You’ve stepped into leadership with Women Who Code. Now what? In-person events are one of WWCode’s main program avenues. They inspire the community and build the network. Most importantly, they inspire members with the skills and confidence needed to advance their technical careers.
We know that you’ve got this. You are passionate about inspiring other women in tech, have experience in the industry, and are ready to share your skills and knowledge.
Use this document to better understand the flow of an in-person event and start to make your plans. Don’t forget to engage your network leadership team. They will have lots of ideas and will be ready to help. Be sure to promote your event well in advance and remind your network as the date approaches to make sure that as many people as possible have the chance to participate. Finally, share your progress and any questions with the Global Leadership team ([email protected]), and be sure to tweet and share photos and success stories about the event. As you engage in leadership and see your own skills evolve, take note of your thoughts, learnings, how you overcome challenges, how people respond to the movement, etc. If you feel inspired, feel free to write a blog about your own experience. Your story will motivate others and we can post it to your network page on womenwhocode.com:)
Good luck with your next event! Best, Joey, Jodi, +the Global Team

멋진 WWCode 리더 여러분, 축하합니다! 이제 여러분은 Women Who Code 프로그램에 참여하게 되셨습니다. 이제 무엇을 하면 되냐고요? 오프라인 행사는 WWCode의 주요한 연례행사입니다. 행사에서 가장 중요시 되어야 할 점은 경력을 발전시키는 데 도움이 되도록 기술과 자신감을 북돋아 주는 것입니다. 여러분들은 이미 충분한 자격을 갖추었습니다. 기술 분야에 종사하고 있는 다른 여성들에게 영감을 주는 일을 하는 것에 열정적이며, 업계 경험이 있고, 당신의 기술과 지식을 공유할 준비가 되어 있습니다. 이 문서를 통해 오프라인 행사를 준비하는 과정에 대해 파악하고, 계획을 세워보시기 바랍니다. 커뮤니티를 담당하는 리더분들에게 연락하는 것도 잊지 마세요. 이미 많은 아이디어를 가지고 있을 것이며 도와줄 준비가 되어 있을 것입니다. 행사를 사전에 홍보하는 것도 잊지 마세요! 가능한 많은 사람이 참석할 수 있도록 행사 날짜가 다가오면 네트워크를 통해 다시 한번 상기시켜 주시기 바랍니다. 마지막으로, 당신의 발전을 공유하고싶거나 Global Leadership team ([email protected])에게 궁금한 사항이 있다면 바로 질문하세요. 트위터에 사진을 올려 이 행사의 성공담을 공유하는 것도 잊지 마세요. 리더쉽을 발휘하고 당신의 능력이 발전하는 것을 보면서 당신의 생각이나 배운 것들 어려운 점을 어떻게 극복했는지, 사람들이 어떻게 반응하는지 등등을 기록해보세요. 느낀 점이 있다면 당신의 경험을 블로그에 자유롭게 포스팅 해보세요. 당신의 이야기는 다른 사람들에게 감동을 줄 것이며 우리도 당신의 네트워크에 womenwhocode.com 을 알릴 수 있어요:) 당신의 다음 행사에 행운을 빌어요! 글로벌 팀의 Joey, Jody 드림.

BUILD TEAM INCREDIBLE(멋진 팀 구성하기)

Each event will require a solid leadership team. It’s easier and more fun with a friend! We recommend that at least 2 leaders are involved in the planning team for each event. Here are some roles that might engage. Directors or other leaders may step in, especially in the beginning or if these roles are not filled.

매 행사에는 확고한 리더쉽 팀이 필요합니다. 친구와 함께라면 훨씬 쉽고 재밌을 거예요! 행사마다 최소 두명 이상의 리더가 행사 기획에 참여하는 것을 권장합니다. 여기 몇 가지 역할이 있습니다. 행사 기획의 초기 단계거나 담당자가 구해지지 않은 경우에 관리자 혹은 다른 리더들이 참여할 수 있습니다.

Evangelists might:

  • Create content to describe the event. Promote the event on social media.
  • Take photos and share tweets / facebook posts during the event.

에반젤리스트가 해야 할 일은:

  • 행사를 소개할 콘텐츠를 제작합니다. 소셜 미디어에 행사를 홍보합니다.
  • 사진을 찍고 트위터에 공유합니다 / 행사가 진행되는 동안 페이스북에 포스팅합니다.

For Technical Study Groups, Leads might:

  • Design technical program. This might include:
  • Selecting a tutorial from the WWCode Github repository to be used for a study group.
  • Inviting engineers or guests to give product demos or technical talks.
  • Prep any event materials or slideshows.
  • Lead the event program.
  • Serve as a mentor during the event to motivate people and keep them going.

스터디 그룹의 경우, 리더들이 해야 할 일은:

  • 기술 프로그램을 기획합니다. 다음의 사항들이 포함될 것입니다:
  • WWCode 깃허브 리파지토리에서 스터디 그룹에서 사용할 튜토리얼을 선택합니다.
  • 데모나 기술 세션을 진행해 줄 엔지니어 혹은 손님을 초대합니다.
  • 행사 자료나 슬라이드를 준비합니다.
  • 프로그램을 진행합니다.
  • 행사가 진행되는 동안에 멘토로서 사람들에게 동기부여를 하고 계속 참여할 수 있도록 이끌어줍니다.

For monthly and special events, Directors or other network leadership team members might:

  • Design the program.
  • Invite speakers and guests to participate.
  • Prep any event materials or slideshows.
  • Lead the event program.
  • Welcome guests and participants.
  • Thank the event host.
  • Moderate panels.
  • Introduce speakers.
  • Give a WWCode update.

월간 행사 혹은 특별한 행사의 경우, 관리자 혹은 다른 리더가 해야 할 일은:

  • 프로그램을 기획합니다.
  • 행사에 참여할 연사나 손님을 초대합니다.
  • 행사 자료나 슬라이드를 준비합니다.
  • 프로그램을 진행합니다.
  • 손님과 참석해주신 분들에게 감사 인사를 전합니다.
  • 행사 호스트에게 감사 인사를 전합니다.
  • 패널들을 안내합니다.
  • 연사를 소개합니다.
  • WWCode 소식을 업데이트합니다.

PLAN YOUR EVENT(행사 기획하기)

A WWCode Hack Night is a great first event, especially when combined with a panel or a few lightning talks. A hack night is more social than technical, and has a fluid, open program. Events often happen in the evening, after work. They could also happen during the day, if it fits better with the tech culture in your city. Popular event times are: 6.30p - 8.30p and 7p - 9p. Sample 2 hour event outline:

  • :30 - Event Check-in, eating, networking Pro Tip: this 30 minutes will allow for a bit of a buffer in case people run late or need to check in with building security.
  • :05 - Recognize host + given them up to 5 min to address the community Pro Tip: Display their logo on a slide. Suggest that the company use this time to have an engineer share how awesome it is to work for their company and offer tips on how to apply OR give a short product demo.
  • :05 - Introductions Pro Tip: For a small group, use WWCode style intros by asking everyone to answer a fun question. For large groups, ask people to introduce themselves to 2 people near them - they can still answer the fun question OR hold a raffle and invite 5 people to introduce themselves to the audience.
  • :05 - WWCode overview or update Pro Tip: Use the director starter talk deck as a reference. Share updates about your network or the organization, highlight key successes, call out upcoming events, remind members about the Code of Conduct, and celebrate #ApplaudHers.
  • :60 - Core program ProTip: For a Hack Night, each member has the opportunity to make an announcement - it could be what they are currently doing or something that they hope to see in their community to propel women in tech. Yours should be that you would like to meet with anyone who has ideas about how to make WWCode in your city awesome. After the announcements, people can connect to exchange ideas and talk more about what they heard. A hack night can be even more successful if it opens with a short panel or a few lightning talks to get things started.
  • :15 - Final questions / networking / coding / clean up Pro Tip: End on time. Clean up. Leave the room better than you found it. We want to make sure that the host wants to have us back:)

WWCode Hack Night은 첫 번째 행사로 아주 제격입니다. 특히 패널들과 함께하거나 몇 가지 가벼운 주제로 이야기하는 데 적합합니다. Hack Night은 기술보다는 서로 교류하는 데에 적합한 프로그램이며 유동적이고 열려있습니다. 주로 업무가 끝난 후인 저녁 시간대에 개최됩니다. 개최하는 도시의 문화에 따라 낮에 개최하는 것도 가능합니다. 보통 인기 있는 시간대로는: 6시 30분 - 8시 30분 혹은 7시 - 9시 입니다.

2시간 행사 행사개요(예시):

  • :30 - 행사 등록 시작, 식사 및 네트워킹 프로 팁: 늦게 시작하게 되거나 건물의 안전상의 이유로 점검할 것이 있는 경우 30분 정도의 여유시간을 두는 용도로 사용할 수 있습니다.
  • :05 - 호스트 소개 + 5분 정도 커뮤니티에 소개할 시간 제공. 프로 팁: 슬라이드에 회사의 로고를 삽입합니다. 회사의 업무 환경에 대한 자랑 및 입사지원서 작성 팁 혹은 가벼운 제품 소개 등에 이 시간을 활용할 수 있다고 알려줍니다.
  • :05 - 인트로 프로 팁: 소규모의 그룹을 위한 WWCode 스타일의 인트로는 참석자들에게 몇 가지 질문을 던지는 것입니다. 대규모의 그룹에게는 참석자들이 자신의 근처에 앉은 두명의 다른 사람들과 인사하는 시간을 가지는 것 입니다 - 혹은 소규모의 그룹처럼 몇 가지 재밌는 질문을 해볼 수도 있고 경품 추첨시간을 가지거나 참석자 중 다섯 명을 뽑아서 청중들에게 자기소개하는 시간을 가지게 합니다.
  • :05 - WWCode 소개 혹은 업데이트 프로 팁: 운영진을 위해 준비된 소개 슬라이드를 사용합니다. 커뮤니티의 업데이트된 소식을 공유하고, 주요 성과들을 소개하고, 다가오는 행사를 소개하거나 구성원들에게 행동강령을 다시 한번 상기시키고 #ApplaudHers 대상자분들을 축하해줍니다.
  • :60 - 주요 프로그램 프로 팁: Hack Night의 경우 각 멤버들은 공지사항을 전달할 기회를 가지게 됩니다 - 현재 진행하고 있는 일이나 기술 분야의 여성을 장려하기 위해 커뮤니티에 희망하는 것이 될 수도 있습니다. 당신은 WWCode를 멋지게 만들 아이디어를 가진 사람을 만나기를 희망할 것입니다. 공지사항을 안내한 후 참석자들은 서로 아이디어를 공유하고 그들의 관심사에 대해 이야기 할 수도 있습니다. 짧은 패널 토크를 열거나 가벼운 대담을 진행을 통해 hack night을 더욱 성공적으로 만들 수 있습니다.
  • :15 - 마지막 질의응답 시간 / 네트워킹 / 코딩 / 마무리 프로 팁: 마무리 및 정리. 처음 도착했을 때 보다 더 깨끗이 공간을 정리해놓고 떠나시길 바랍니다. 주최자가 우리 행사를 다음에도 개최하고 싶어 하기를 바랍니다:)

HASHTAG #APPLAUDHER(APPLAUDHER 해시태그)

#ApplaudHer is a great add on to any event. Some ways to incorporate #ApplaudHer into your next event: Create an #ApplaudHer wall where members can post successes of theirs or others as they are networking. Members could write on post it notes and stick them, you could post flip charts, or use a dry erase board. Ask your audience to raise their hand if they’ve experienced a career success in the last 6 months. Next, call on members to stand and share their story in 60 seconds or less. This showcases your members while adding lightning talks to your program:)

#ApplaudHer는 어떠한 종류의 행사와도 함께할 수 있습니다. 다음번 행사에 #ApplaudHer를 추가하는 몇 가지 방법: 참가자들이 네트워킹 시간에 참석자들 혹은 주변 사람들의 성공담을 공유할 수 있도록 #ApplaudHer 벽을 만듭니다. 참가자들은 포스트잇이나, 플립차트 혹은 화이트보드를 이용하여 사연을 적습니다. 참석하신 분들께 지난 6개월간 커리어 상에 성공적인 경험을 한 사례가 있는지 여쭈어보십시오. 그다음에, 앞에 나와서 60초 정도의 분량으로 그들의 이야기를 들려주도록 요청하세요. lightning talks를 준비하는 동안에 이 시간을 가지는 것도 좋습니다:)

CORE PROGRAM FORMATS(주요 프로그램 양식)

Most events follow a similar outline. The core program is what makes the event unique. Here are some common formats:

대부분의 행사는 비슷한 양식을 따라갑니다. 주요 프로그램은 행사를 더욱 특별하게 합니다. 여기 몇 가지 포맷이 있습니다:

Technical Study Groups(스터디 그룹)

Technical study groups are the most common event type. A lead will choose a tutorial from the WWCode Github repository or other technical project. Participants can either choose to work through the tutorial at their own pace or work on their own project. This means that people of all levels can participate at the same time. Leads serve as mentors to help when people find themselves blocked or needing help.

스터디 그룹은 가장 흔한 행사 유형입니다. 리더가 WWCode 깃허브 리파지로부터 튜토리얼을 선택하거나 혹은 다른 기술 프로젝트를 선택하여 진행할 수 있습니다. 참석자들은 튜토리얼을 통해 학습할 수도 있고 개인 프로젝트를 진행할 수도 있습니다. 이것은 다양한 레벨의 참석자들이 함께 참여할 수 있다는 것을 의미합니다. 리더들은 참석자들이 막힌 부분이 있거나 도움이 필요할 때 도와주는 멘토 역할을 합니다.

Panel Event(패널 행사)

Panel events are a great way to invite multiple voices to discuss key topics. You might have 4 - 5 panel members + a moderator for a one hour core program. Pro Tip: the moderator should have a call to prep panelists in advance to get to know a little about them and prep them for the discussion. Ask panelists to share with the moderator any key questions that they’d like to answer or topics that they’d like to discuss. Encourage panelists to have dialogue on stage about each question, if they have something to add. Be sure to allow time for audience questions (and maybe ask a few specific people to prepare questions to get things going). Finally, go out with a bang! Consider a final question to wrap up the event. You might want to share this with panelists in advance so that they can prepare. For example: in 10 words or less, what advice would you offer someone who is interested in a career in tech.

패널 행사는 다양한 의견을 가진 사람들이 주요 토픽에 관해 이야기 나누기에 적절합니다. 1시간 분량의 프로그램을 4 - 5 명의 패널과 진행자로 구성하는 것이 적합합니다. 프로 팁: 진행자는 사전에 패널로 참석하시는 분들에게 연락하여 그분들에 대한 정보를 얻고 그들이 토론을 준비할 수 있도록 도와줍니다. 혹시 답변하고 싶은 질문이 있거나 토론하고 싶은 주제가 있으신 분은 진행자에게 이를 공유하도록 요청합니다. 각각의 질문에 대해 패널로 참석하시는 중 덧붙여 말하고 싶은 분이 있다면 이야기 할 수 있도록 장려합니다. 참석자들이 질문할 수 있는 시간을 마련합니다 (혹은 사전에 몇몇 분들께 질문을 요청할 수도 있습니다). 행사를 마무리하기 위한 마지막 질문을 준비하시기 바랍니다. 패널로 참여하시는 분들이 질문에 대비할 수 있도록 사전에 질문을 공유해도 됩니다. 예시: 기술 분야에서 경력을 쌓고 싶은 누군가에게 10자 내외로 조언을 한다면 어떤 말씀을 해주실 건가요?

Fireside Chat

Fireside chats are a chance to have an intimate conversation with a top tech leader in front of an audience. There is an interviewer who asks the executive questions, about their career, company, or expertise. Pro Tip: the interviewer should connect with the executive in advance to discuss what questions will be asked and any key topics that they would like to discuss or avoid. Members can submit questions in advance that the interviewer can use. Often, executives may opt not to take audience questions during the event to avoid surprises. Determine this in advance so everyone will be comfortable.

Fireside chats란, 기술 전문가들과 청중이 소통 할 수 있는 기회입니다. 진행자가 커리어, 회사 혹은 전문 분야에 관한 주요 질문을 합니다. 프로 팁: 진행자는 어떤 질문들이 다루어질지 사전에 논의하여야 하며 주로 토의할 내용 혹은 피하고자 하는 내용을 협의해야 합니다. 참석자들은 질문을 사전에 제출하여 진행자가 이용할 수 있도록 합니다. 참석하시는 기술 전문가분들이 행사 중간에 질문받는 것을 꺼리는 경우가 종종 발생합니다. 모두에게 편안한 시간이 되도록, 중간에 질문받는 것을 허용할지 여부를 사전에 결정하시기 바랍니다.

Keynote Speakers

Keynotes are a chance for engineers and tech leaders to share their knowledge. Keynotes can range from 15 minutes to one hour. Often, speakers will take audience questions as part of their keynote. Pro Tip: connect in advance with speakers to determine what audio-visual support they will need. For example, they might require a projector, remote clicker, want to play a video, bring their own laptop, or share slides in advance.

키노트란 엔지니어들과 테크 리더들이 그들의 지식을 공유하는 자리입니다. 키노트는 보통 15분에서 1시간 정도로 구성됩니다. 연사 중에는 키노트 시간 중 일부를 질의응답에 사용하는 경우가 있습니다. 프로 팁: 발표자와 사전에 연락하여 필요한 음향장비 및 발표 도구를 논의합니다. 예를 들어, 프로젝터 혹은 리모트 클리커를 필요로 하거나 비디오를 상영하고 싶어 할 수도 있고 개인 노트북 사용하고 싶어 할 수도 있으며 혹은 사전에 발표자료를 준비하여 전달하는 경우도 있습니다.

Lightning Talks

Lightning talks are a series of shorter key notes. They range from 60 seconds to 15 minutes. This is a great first speaking experience for engineers who have knowledge to share, but might be a bit nervous about giving a longer talk. It’s also a great way to fill your event with dynamic content and diverse voices from within WWCode’s membership. At the end of the event, you might want to call all speakers to the front to take audience questions together. You can also do a ‘last call’ for impromptu lighting talks that might have been inspired throughout the evening. Pro Tip: Be sure to connect with speakers in advance to determine what audio-visual support they will need. For example, they might require a projector, remote clicker, want to play a video, bring their own laptop, or share slides in advance.

Lightning talks는 키노트보다는 짧은 형태의 강의로 연속하여 진행하는 것을 말합니다. 대게 60초에서 15분 내외로 진행됩니다. 지식을 공유하고 싶어 하지만 긴 발표를 부담스러워하는 엔지니어들이 처음 발표해보는 기회로 삼기에 적합합니다. WWCode 회원들의 다양한 콘텐츠와 여러 의견을 담기에도 적합한 행사입니다. 행사 마지막 부분에 모든 발표자가 앞으로 나와서 청중의 질문을 받는 시간을 가지는 것도 고려해볼 만 합니다. 혹은 행사 중간에 즉흥적으로 ligithing talk를 제안할 수도 있습니다. 프로 팁: 발표자들과 사전에 연락하여 필요한 음향장비 및 발표 도구를 논의합니다. 예를 들어, 프로젝터 혹은 리모트 클리커를 필요로 하거나 비디오를 상영하고 싶어 할 수도 있고 개인 노트북 사용하고 싶어 할 수도 있으며 혹은 사전에 발표자료를 준비하여 전달하는 경우도 있습니다.

Product Demos

Product demos are an opportunity for companies to showcase their products and for our members to build their tech skills. Examples include: product APIs and best practices for using the platform or product. Pro Tip: encourage the company to donate access to the product for each member. Consider having members use the product in a project so that they can gain hands on experience.

Product Demos는 참여하는 회사의 제품을 보여줄 기회임과 동시에 참석자들의 기술을 발전시킬 기회이기도 합니다. 예를 들면: 제품의 API 소개, 플랫폼이나 제품을 이용한 성공 사례 소개. 프로 팁: 참여하는 회사에서 참석자들에게 제품을 사용해 볼 기회를 제공하도록 장려합니다. 참석자들은 회사의 제품을 그들의 프로젝트에 직접 사용해보면서 경험할 수 있습니다.

EVENT CHECKLIST(행사 준비사항)

To help you plan, here’s a checklist that can be used for each event:

  • Identify the event planning team; example:
  • 1 - 2 Directors
  • 1 - 2 Leads
  • 1 Evangelist
  • Other event volunteers, as needed
  • Choose topic / event style
    • Program focus: technical skills, leadership, writing, speaking, career
    • Style: hack night, study group, panel, lightning talks, product demo, etc.
  • Plan an agenda
  • Confirm Host and what the facility offers:
    • Food & drinks
    • Internet
    • Size / breakout rooms, if needed
    • Wifi
    • AV, projectors, etc.
  • Confirm speakers and external guests
  • Post event on Meetup
  • Promote and marketing the event through social media
  • Conduct an awesome event; you might need:
    • Presentation / materials
    • WWCode Stickers
    • Name tags
  • Complete your post event wrap
    • Email / tweet thanks to speakers, host, and volunteers
    • Planning team retro to review what went well and any improvements
    • Share best practices / key learnings with other leaders
  • Repeat!:)

행사를 기획할 때 도움이 되도록 행사를 기획할 때 사용할 수 있는 체크리스트가 여기에 있습니다:

  • 행사를 개최하기 위한 팀원들을 구성하세요; 예시:
    • 1 - 2 관리자
    • 1 - 2 리더
    • 1 에반젤리스트
    • 봉사자들, 필요한만큼
  • 주제 선정 / 행사 스타일
    • 프로그램 위주: 기술 세션, 리더십, 글쓰기, 말하기, 커리어 관련
    • 스타일: hack night, 스터디 모임, 패널 토크, 가벼운 소개, 기술 시연 등등.
  • Agenda 구성
  • 주최자 확정 및 시설 확인:
    • 음식 및 음료
    • 인터넷
    • 공간 크기 / 필요한 경우 breakout 방 마련
    • Wifi
    • AV, 프로젝터 등등.
  • 발표자 및 초대 손님 확정
  • 밋업에 행사 등록
  • 소셜 미디어를 통한 행사 프로모션 및 마케팅
  • 더 멋진 행사 개최를 위해 필요한 것들:
    • 발표자료 / 준비물
    • WWCode 스티커
    • 이름표
  • 행사 끝난 후 해야 할 일
    • 발표자들 및 주최자 그리고 자원봉사자들에게 이메일 혹은 트윗을 통한 감사 인사 전하기
    • 행사 기획했던 팀이 행사 내용을 복기하며 잘된 점과 개선점을 검토
    • 좋았던 점 및 주요 배울 점들을 다른 리더들과 공유
  • 반복합니다!:)